25 juli 2021

Reserveringssysteem vergaderzalen

Heeft u er wel eens over nagedacht om gebruik te maken van een reserveringssysteem vergaderzalen? Door dat te doen kunt u namelijk meer boekingen krijgen en ook gaat alles een stuk simpeler. Mice operations is een betrouwbare en grote aanbieder in deze systemen, dat veel verschillende functionaliteiten met zich meebrengt. Zo is er een speciale online aanvraagmodule die u kunt samenstellen naar uw eigen wensen en waarmee klanten die interesse hebben direct online een aanvraag kunnen indienen. Zij hoeven niet eerst telefonisch contact bijvoorbeeld met u op te nemen, of per email, om de mogelijkheden en beschikbaarheid te bespreken. Ze kunnen via het systeem direct een offerte krijgen en dan ook een boeking maken.

Facturatie

Een ander belangrijk onderdeel in het verhuren van zalen is natuurlijk de facturatie. Op het moment dat een klant een zaal heeft gehuurd gaat u de klant hiervoor een factuur toesturen. Het reserveringssysteem vergaderzalen is zo gemaakt dat het een eigen facturatie systeem al heeft. Hierdoor is alles een stuk overzichtelijker en kunt u zelf direct een factuur naar de klant toe sturen. Ook is het mogelijk om dit naar uw eigen wens aan te passen en bijvoorbeeld het systeem automatisch een factuur naar de klant toe te laten sturen op het moment dat hij of zij een boeking heeft gemaakt.

Werklijsten en documenten

Elke verhuurder van zalen heeft vaak verschillende werklijsten en documenten die door hem of haarzelf en de medewerkers bekeken moeten worden. Denk bijvoorbeeld maar aan een draaiboek of een speciaal document met alle mogelijkheden voor gasten qua catering. In het reserveringssysteem vergaderzalen is het mogelijk al deze lijsten en documenten direct hierop te zetten zodat deze toegankelijk zijn. Dit scheelt veel tijd aangezien er dan niet naar verschillende sites gegaan hoeft te worden om de juiste documenten te downloaden. Tot slot is het ook mogelijk om taken aan te maken voor een bepaalde datum, een bepaalde klant en/of voor een specifieke zaal.